Peppol Guide: E-Invoicing for Construction Companies in Belgium

TL;DR - Co musisz wiedzieć

Fakt	Szczegół
Kiedy	1 stycznia 2026 (już obowiązuje!)
Kogo dotyczy	Faktury B2B - firma → firma
B2C	Dla klientów prywatnych - bez zmian
Co musisz zrobić	Wysyłać i odbierać faktury przez Peppol
Okres przejściowy	Do 31 marca 2026 - bez kar
Kary (od kwietnia)	€1,500 → €3,000 → €5,000
Ulga podatkowa	120% odliczenia za software

Co to jest Peppol i dlaczego mnie to obchodzi?

Peppol to europejska sieć do wymiany elektronicznych faktur. Wyobraź sobie to jak “email dla faktur” - ale zamiast PDF-a wysyłasz ustrukturyzowany plik XML, który systemy księgowe czytają automatycznie.

Dlaczego Belgia to wprowadza?

Walka z oszustwami VAT - trudniej oszukiwać gdy wszystko jest cyfrowe
Automatyzacja - koniec ręcznego przepisywania faktur
Przygotowanie do 2028 - wtedy fiskus będzie widział faktury w czasie rzeczywistym

Co to oznacza dla Twojej firmy budowlanej?

Od 1 stycznia 2026 nie możesz wysłać faktury B2B jako PDF ani papierowo.

Twój klient-firma jej nie przyjmie, bo sam musi odbierać przez Peppol.

B2B vs B2C - kluczowa różnica

✅ Obowiązkowe: Faktury B2B (firma → firma)

Jeśli Twój klient to:
- Inna firma budowlana
- Deweloper
- Spółdzielnia mieszkaniowa
- VZW/ASBL
- Jakakolwiek organizacja z numerem VAT

→ Musisz wysłać e-fakturę przez Peppol

❌ Nieobowiązkowe: Faktury B2C (firma → osoba prywatna)

Jeśli Twój klient to:
- Pan Kowalski który remontuje łazienkę
- Rodzina budująca dom
- Jakikolwiek klient prywatny BEZ numeru VAT

→ Możesz dalej wysyłać PDF, papier, cokolwiek

⚠️ UWAGA: Musisz ODBIERAĆ e-faktury!

Nawet jeśli pracujesz tylko dla klientów prywatnych - Twoi dostawcy wyślą Ci e-faktury:

Hurtownia materiałów budowlanych → e-faktura
Wynajem sprzętu → e-faktura
Księgowy → e-faktura
Ubezpieczyciel → e-faktura

Musisz mieć system który je odbierze!

Kogo konkretnie to dotyczy?

✅ Musisz się dostosować jeśli:

Masz numer VAT w Belgii
Wystawiasz faktury innym firmom (B2B)
Jesteś samozatrudniony (zelfstandige / indépendant)
Masz działalność dodatkową (bijberoep)
Jesteś zwolniony z VAT ale masz numer VAT
Prowadzisz VZW z numerem VAT

❌ Zwolnieni z WYSYŁANIA:

Faktury do osób prywatnych (B2C)
Lekarze, dentyści, psychologowie (bez VAT)
Transakcje zagraniczne (do 2030)

Jak zacząć? (nawet jeśli już jest styczeń 2026)

Dobra wiadomość: Masz jeszcze czas

Okres przejściowy trwa do 31 marca 2026. Nie będzie kar jeśli pokażesz że “podjąłeś kroki” żeby się dostosować.

Krok 1: Wybierz platformę z Peppol

Potrzebujesz systemu który:
- Wysyła faktury przez Peppol
- Odbiera faktury przez Peppol
- Jest certyfikowany jako Access Point

Krok 2: Zarejestruj się

Z BuildHub AI to automatyczne:
1. Podczas rejestracji sprawdzamy w VIES czy Twoja firma jest już w Peppol
2. Jeśli nie - automatycznie Cię rejestrujemy
3. Po opłaceniu subskrypcji - jesteś gotowy do wysyłania i odbierania

Żadnego papierologii, żadnego czekania.

Krok 3: Poinformuj kontrahentów

Daj znać swoim klientom-firmom że masz Peppol. Większość i tak będzie tego wymagać.

Krok 4: Zacznij używać

Wystaw pierwszą e-fakturę. System Ci pomoże.

Kary za nieprzestrzeganie (od kwietnia 2026)

Naruszenie	Kara
Pierwsze	€1,500
Drugie	€3,000
Każde kolejne	€5,000

Do 31 marca 2026: Bez kar, ale musisz pokazać że się starasz (np. masz konto w systemie obsługującym Peppol).

Ulgi podatkowe - odzyskaj koszty wdrożenia

Belgijski rząd daje marchewkę oprócz kija:

1. Odliczenie 120% za oprogramowanie (2024-2027)

Kupujesz subskrypcję programu do faktur za €500/rok?
Odliczasz od podatku €600 (120% kosztu).

To oznacza że rząd dopłaca Ci do oprogramowania!

2. Ulga inwestycyjna 20% (od 2025)

Inwestycje w cyfryzację - w tym sprzęt i software do e-faktur.

Porada: Te ulgi sprawiają że nawet droższa subskrypcja może być tańsza niż darmowe rozwiązanie które nie daje wszystkich funkcji.

FAQ - Najczęstsze pytania

“Mam tylko 2-3 faktury B2B miesięcznie. Też muszę?”

Tak. Nie ma minimalnego progu. Jedna faktura B2B rocznie = musisz mieć Peppol.

“Pracuję tylko dla osób prywatnych. Muszę coś robić?”

Tak - musisz umieć ODBIERAĆ e-faktury od dostawców. Ale sam nie musisz wysyłać przez Peppol.

“Co z fakturami od zagranicznych dostawców?”

Transakcje cross-border nie są objęte obowiązkiem do 2030. Ale jeśli dostawca jest w Belgii - Peppol.

“Mój księgowy się tym zajmie?”

Może odbierać faktury, ale Ty musisz mieć system do ich wysyłania do swoich klientów B2B.

“Ile to kosztuje?”

Od €0 (darmowe plany niektórych platform) do €20-50/msc dla małych firm.
Pamiętaj o odliczeniu 120%!

“Czy mogę jeszcze zdążyć?”

Tak! Do końca marca masz okres przejściowy. Ale nie zwlekaj - im szybciej zaczniesz, tym więcej czasu na naukę systemu.

Co dalej? E-Reporting 2028

Od 1 stycznia 2028 Belgia wprowadza e-Reporting - Twoje faktury będą automatycznie raportowane do urzędu skarbowego w czasie rzeczywistym.

Peppol to pierwszy krok. Kto się teraz dostosuje, będzie miał łatwiej w 2028.

Zacznij dziś

Do zrobienia	Kiedy
Załóż konto w systemie z Peppol	TERAZ
Wystaw pierwszą e-fakturę	Styczeń 2026
Poinformuj klientów B2B	Styczeń 2026
Pełna zgodność	Do 31 marca 2026

Dlaczego BuildHub AI?

Automatyczna rejestracja Peppol - podczas zakładania konta:
1. Sprawdzamy czy jesteś już w sieci Peppol (przez VIES)
2. Jeśli nie - rejestrujemy Cię automatycznie
3. Po aktywacji subskrypcji - możesz od razu wysyłać i odbierać

Zero papierologii. Zero czekania. Zero stresu.

Dodatkowo:
- Faktury, oferty, work-bony w jednym miejscu
- AI który pomoże z wycenami
- Aplikacja mobilna dla pracowników (Timero)

Zarejestruj się teraz i miej Peppol załatwiony w 5 minut.

Źródła: einvoice.belgium.be, FOD Financiën, Qvalia, EY Tax Alert